الإدارة بالأهداف بشركة مطابع السودان للعملة :-
إن نظام الإدارة بالأهداف هو نظام مصمم من الإدارة العليا لكي يضمن تنفيذ المدراء لأهداف المؤسسة . إذ يتوقع من المدراء أن ينشئوا أهدافهم الخاصة المبنية على أهداف المؤسسة . ويتم التعبيرعن مثل هذه الأهداف بعبارات يمكن قياسها وبذلك يمكن للمدراء تقييم أدائهم والتحكم به بشكل أفضل .
ولقد درجت شركة مطابع السودان للعملة المحدودة باعتبارها مؤسسة استراتيجية تسعى لتحقيق السيادة الوطنية في مجال الطباعة بشقيها الطباعة المؤمنة والقومية إلى جانب طباعة العملة الى تطبيق نظام الإدارة بالأهداف وذلك من خلال وضع خطط للأهداف والتي تتعلق بالإدارات المختلفة ويتم إجازتها من قبل الإدارة العليا بعد مراجعتها والتأكد من انها ستحقق مصلحة الشركة والعاملين على حد سواء .
المراحل التي تمر بها خطة الأهداف :-
- تقوم كل إدارة بوضع خطة للأهداف الخاصة بها عبر مدير الإدارة ورؤوساء الأقسام .
- تطبيق الخطة بعد إجازتها وتحديد مسؤولية التنفيذ والمدى الزمنى الذي ستحقق فيه .
- المتابعة والتقييم لمدى تطابق الخطة واسهامها في تحسين الأداء بالشركة.
ولوحدة الجودة والنظم الرقابية بالشركة دور مباشر في إجازت هذه الخطط بعد التأكد من أن هذه الأهداف مطابقة للشروط وهى :-
- أن يكون الهدف محدد
- قابل للقياس
- متفق عليه
- واقعي
- مرتبط بنطاق زمني محدد
ويتم متابعتها وقياسها من قبل وحدة الجودة مع الإدارات المعنية للتأكد من تطبيقها ويكون ذلك قبل مناقشة التقارير الخاصة بالادارات مع الادارة العليا والتي تكون أصلا مبنية على أساس خطة الأهداف وذلك لتوضيح أي انحراف بالخطة ومعالجة السلبي منه .
ولقد عملت الإدارة العليا سعياً منها للإهتمام بهذا الجانب بربط الموازنة الخاصة بالإدارات على ضوء ما تقدمه الإدارة من خطة أهداف والتي تترجمها إلى نشاطات ستقوم بها خلال العام .
ولقد عملت الشركة من خلال الإدارة بالأهداف على إحياء وتدعيم المبادئ الآتية :-
- مبدأ المشاركة: ويتمثل في ضرورة المشاركة بين الرئيس والمرؤوسين في تحديد أهداف الشركة بعد صياغتها وتحليلها .
- مبدأ الإلتزام: ويتمثل في مدى الإرتباط الذي يرجى وجوده عند العاملين لأنهم المشاركون في اتخاذ القرار.
- مبدأ تحمل المسؤولية: بما أن المسؤوليات أصبحت مشتركة فعلى الجميع تحمل مسؤولياتهم فيظل نجاح مشترك.
- مبدأ رفع الروح المعنوية: حيث أنه عند مشاركة الجميع في اتخاذ القرارفهذا يعتبرفي حد ذاته رفع من قيمة الشخص.
وفي إطار سعي الشركة للتطوير في أدائها عبر إنجاح برنامج الإدارة بالأهداف تم التركيز عليها من خلال منظور معين وتمثل في النقاط الآتية :-
1- تركز الإدارة بالأهداف على اشتراك الرئيس ومرؤوسيه فى تحديد أهداف منظمته فى جميع المستويات الإدارية ويسعى هذا الإسلوب إلى تقريب وجها ت نظرالروؤساء والمرؤوسين
2- إن المشاركة فى وضع الأهداف وأساليب تحقيقها تؤدى بالمرؤوسين إلى التعهد والإلتزام بتلك الأهداف التى وضعوها ويؤدى هذا بالتبعية إلى إرتفاع الإنتاجية والأداء.
3- يعتمد هذا الاسلوب على افتراضيات أن الرئيس سيشجع مرؤوسيه على المشاركة والمبادرة وأن المرؤوس يمكن الوثوق فى قدراته وانه سيسعى إلى تنمية شخصيته وتحقيقها من خلال وضعه لأهداف منظمته .
4- تعتمد الإدارة بالأهداف على أن المرؤوسين يريدون معرفة الأهداف التى تطلب المنظمة تحقيقها ويريدون أن تقاس فاعلية أدائهم بمدى تحقيقهم لهذه الأهداف .
5 – يجب أن تكون أهداف الوحدات مربوطة بالأهداف الأعلى منها فى التسلسل التنظيمى كما يجب أن تكون هذه الأهداف واقعية يمكن تحقيقها وأن تكون محددة بوضوح و يمكن قياسها وتكون قابلة للتغيير مع تغييرالظروف .
6- الإدارة بالأهداف هواسلوب الإدارة وجهاً لوجه أوفرداً لفرد وتعتمدعلى تحديد العمل الواجب أدائه لتحقيق أهداف المنظمة وليس لتحقيق أهداف شخصية أولتطويع العمل للظروف الشخصية للأفراد .
7- يجبر هذا الاسلوب الرؤوساء والمرؤوسين على وضع خطط ,والتنسيق بينها وبين الخطط الأخرى وعلى متابعة ورقابة وتنفيذ هذه الخطط , وعلى تنمية وتوطيدعلاقات طيبة بين الأفراد والمستويات التنظيمية بالشركة .
المواصفات القياسية:ـ
تعتبر المواصفات بمثابة حجر الزاوية لكل عمل نريد إنجازه سواء كان هذا العمل فنياً أو تجارياً أو إدارياً والمواصفات القياسية ذات أهمية كبيرة للشركات الصناعية فهي وسيلة لإزالة العوائق أمام التجارة وتحقيق اقتصاديات الانتاج وتنظيم خطواته وتحسين الأداء والنوعية، إضافة لذلك تعتبر المواصفات ضرورية لحماية المستهلك وتحقيق متطلبات الصحة والسلامة.
أما بالنسبة لنظام ضبط الجودة فالمواصفات القياسية تشكل القاعدة الأساسية لهذا النظام لأنها تحدد خواص المواد الأولية والمواد أثناء مراحل التصنيع المختلفة والمنتجات النهائية، ان اتباع المواصفات القياسية يعني اتباع أنسب الحلول في اختيار المواد الأولية وعمليات التصنيع لإنتاج سلعة مطابقة للخصائص المطلوبة والتأكد من هذه الخصائص باستخدام طرق للفحص والإختبار معترف بها ومن ثم فان هناك حاجة في كل مصنع لوضع مواصفات مصنعية عديدة تغطي ما يحتاج إليه من مواد أولية، وتضبط عمليات التصنيع لضمان الوصول إلى المنتجات النهائية المصممة، وتفحص هذه المنتجات وتختبرها وفق طرق تتماشى مع طرق الفحص والاختبار الوطنية والعالمية .
هنالك أنواع عديدة من المواصفات القياسية تصدر عن هيئات مختلفة، ومن بين هذه المواصفات:-
–المواصفات الدولية التي تصدر عن المنظمة الدولية للتقييس (iso)
–المواصفات العربية التي تصدر عن المنظمة العربية للمواصفات والمقاييس
–المواصفات الوطنية التي تصدر عن هيئات المواصفات الوطنية في كل دولة
–المواصفات التي تصدر عن الاتحادات أو الجمعيات الصناعية المختصة
إن وجود المواصفات الدولية والعربية من الأمور الضرورية لتسهيل التبادل التجاري بين دول العالم المختلفة ، لكن هذا لا يمنع من أن يقوم كل مصنع بوضع مواصفات مصنعية خاصة به تتناسب مع عملياته الانتاجية ، إن وجود مثل هذه المواصفات المصنعة يسهل تنفيذ العملية الانتاجية والرقابة عليها مما يؤدي إلى انخفاض التكلفة النهائية للمنتج من بين المواصفات المصنعية التي تتوفر أحياناً، المواصفات التالية:
مواصفات المواد الأولية تعتمد جودة الانتاج أساساً على جودة المواد الأولية اللازمة للتصنيع، سواء كانت هذه المواد مواد خامة أو مواد نصف مصنعة، ومن ثم فإن هذه المواصفات تعتبر من الوثائق الرئيسيه والهامه لكل مصنع، ويجب أن تحظى باهتمام الإدارة التي فيه، لأن وجودها سينظم عملية الشراء خاصة أن معظم مصانعنا العربية تستورد المواد الأولية من الدول الصناعية .
مواصفات التصنيع تحدد هذه المواصفات الاشتراطات والأمور الواجب مراعاتها من قبل العمال والفنيين ومهندسي الانتاج عند التصنيع للوصول إلى المنتج النهائي المطلوب ، إن وجود مثل هذه المواصفات بين أيدي القائمين على العملية الإنتاجية يسهل عملية التصنيع ويجعلها عملية روتينية مستمرة الأمر الذي يخفض من التكاليف خاصة عند الانتاج بكميات كبيرة .
مواصفات المنتج النهائية تحدد هذه المواصفات الشكل النهائي للمنتج من حيث التصميم والأداء وتكون موضع اهتمام الأقسام الرئيسية في المصنع، مثل قسم التصميم وقسم الجودة وقسم الانتاج، بالإضافة إلى ضرورة اهتمام الإدارة العليا بهذه المواصفات لأن الشكل النهائي للمنتج له تأثير مباشر على عملية التسويق .